Cómo resolver un problema: la técnica de "Los Cinco Por Qué"

Cómo resolver un problema: la técnica de “Los Cinco Por Qué”

Abordar la solución de un problema es algo no siempre fácil. Requiere un análisis certero hasta llegar con la causa del mismo, condición sine qua non para abordar la solución con éxito.

Lo mismo podemos decir en cuanto a analizar una situación negativa o una oportunidad. Ambas situaciones requieren análisis, para revertir la situación en el primer caso, o para aceptar o abandonar la supuesta oportunidad en el segundo.

Estas reflexiones son válidas tanto en el ámbito empresarial, como en el profesional o en el puramente personal.

Para ello —análisis de problemas, situaciones y oportunidades— contamos con una técnica que, bien ejecutada, nos ayuda muchísimo: la técnica de “Los Cinco Por Qué”.

¿Qué es la técnica de “Los Cinco Por Qué”?

“Los Cinco Por Qués” o “¿Por qué…? Porque…” es una técnica sistemática de preguntas utilizada durante la fase de análisis de problemas para buscar las posibles causas principales del mismo.

Con esta técnica tratamos de encontrar el verdadero origen de un problema, y evitar así plantear soluciones débiles y/o erróneas para darle solución.

Consiste en realizar una serie de preguntas de forma sistemática, preguntas que son utilizadas para buscar las posibles causas principales no ya solo de un problema, sino de un dato, una situación e incluso una oportunidad.

A menudo, cuando enfocamos la solución a un problema buscando las causas del mismo, podemos tener una tendencia a pensar que con un análisis ‘suave’ —y rápido, en general— llegamos a dar respuesta al por qué del problema.

Especialmente suele darse esta situación en los grupos de trabajo, dado que se pretende darle una solución de la forma lo más rápida posible, para que los miembros del equipo puedan volver a sus responsabilidades habituales.

En estos casos el equipo suele fallar en identificar las causas más probables del problema, debido a que no se ha buscado con la suficiente profundidad.

La técnica requiere que el equipo, o la persona, se pregunte “¿Por Qué?” aproximadamente cinco veces, es decir, que es necesario trabajar cinco niveles de detalle. Una vez que sea difícil responder al “¿Por Qué?”, la o las causas más probables habrán sido identificadas.

Parece ser que esta técnica se utilizó por primera vez en la empresa Toyota en el proceso de evolución de sus métodos de fabricación, que luego culminarían en el Toyota Production System (TPS).

Esta técnica se usa actualmente en muchos ámbitos, como el Seis Sigma, metodología de mejora de procesos, centrada reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente.

¿Cuándo se utiliza la técnica de “Los Cinco Por Qué”?

Al intentar identificar las causas principales más probables de un problema.

Esta técnica es útil y válida no ya solo para problemas de empresa, sino para cualquier problema, teniendo una efectividad altísima para la resolución de problemas personales.

Parece simple, pero es un trabajo a conciencia y que puede llegar a costar más de lo que aparenta. Si bien es un ejercicio para practicar en grupo, una buena forma es acostumbrarse a usar la técnica de manera individual.

¿Cómo se utiliza la técnica de “Los Cinco Por Qué” en un equipo?

Una forma útil de abordar esta técnica para la resolución de problemas en un equipo de trabajo es la siguiente:

  • Realizar una sesión de “Brainstorming” (Lluvia de Ideas), donde se puede utilizar el modelo del Diagrama de Causa y Efecto, también conocido como Diagrama de Ishikawa, al objeto de identificar alguna de las causas más probables.
  • Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a preguntar “¿Por qué es así…?” o “¿Por qué está pasando esto…?”
  • Continuar preguntando “¿Por Qué…?” al menos cinco veces. Esto supone un reto para el equipo, que se ve obligado a buscar a fondo y no conformarse con causas ya “probadas y ciertas”.
  • Hay ocasiones en las que se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando “¿Por Qué…?” para poder obtener las causas principales y otras en las que resulta difícil, incluso no posible, pues ya se encontró la causa raíz.
  • Durante el proceso se debe tener cuidado en no preguntar “¿Quién?”. El equipo está interesado en el proceso y no en las personas involucradas.

Pasos para la aplicación de la técnica de “Los Cinco Porqué”

1: Identifica el dato, la oportunidad, problema o situación.

2: Pregúntate el por qué del dato, de la oportunidad, del problema o de la situación.

3: Pregúntate el por qué respecto de la respuesta dada en el primer porqué.

4: Pregúntate el por qué respecto de la respuesta dada en el segundo porqué.

5: Pregúntate el por qué respecto a la respuesta dada en el tercer porqué.

6: Continúa este proceso hasta llegar a un punto donde se vislumbre una idea o solución creativa posible.

7: Analiza e interpreta los resultados

Consejos para la Construcción / Interpretación en grupos de trabajo:

  • Tiene mejores resultados si se utiliza mejor en equipos pequeños (5 a 10 personas).
  • El facilitador debería conocer la dinámica del equipo, así como las relaciones entre los miembros del equipo.
  • Durante el proceso de “Los Cinco Por Qués”, existe la posibilidad de que muchas preguntas de Por Qué, Por Qué, etc. puedan causar molestias en algunos de los miembros del equipo.

Un ejemplo: el Monumento a Lincoln en Washington D.C.

Se descubrió que el monumento de Lincoln se estaba deteriorando más rápido que cualquiera de los otros monumentos de Washington D.C,.

  1. ¿Por qué…? — Porque se limpiaba con más frecuencia que las otros monumentos.
  2. ¿Por qué…? — Se limpiaba con más frecuencia porque había más depósitos de pájaros en el monumento de Lincoln que en cualquier otro monumento.
  3. ¿Por qué…? — Porque la población de gorriones era mucho más numerosa a su alrededor.
  4. ¿Por qué…? — Porque había más comida preferida por los gorriones en el monumento de Lincoln, específicamente ácaros.
  5. ¿Por qué…? — Descubrieron que la iluminación utilizada en el monumento de Lincoln era diferente a la de los otros monumentos y esta iluminación facilitaba la reproducción de ácaros.

Cambiaron la iluminación y solucionaron el problema.

Otro ejemplo: Una máquina ha dejado de funcionar.

¿Por qué ha dejado de funcionar la máquina? — Porque se quemó un fusible debido a una sobrecarga.

¿Por qué hubo una sobrecarga? — Porque la máquina no tenía suficiente lubricación en los rodamientos.

¿Por qué no tenía suficiente lubricación? — Porque la bomba de lubricación no bombeaba lo suficiente.

¿Por qué no la bomba estaba bombeando suficiente lubricante? — Porque el eje de la bomba estaba vibrando como resultado de la abrasión.

¿Por qué estaba vibrando el eje? — Porque el filtro estaba gastado, lo que permitía el paso de partículas a la bomba.

Solución: Instalar un nuevo filtro.

La técnica de “Los Cinco Por Qué” en el ámbito personal

Todos tenemos problemas, pasamos por situaciones que no nos gustan y se nos presentan oportunidades que no sabemos si aceptar o no.

Al igual que en las empresas u organizaciones, la técnica de “Los Cinco Por Qué” resulta ser una herramienta valiosísima, siempre que se ponga empeño o interés en utilizarla sin prejuicios.

Descubrí esta técnica de la mano de una gran coach, con quien me precio de tener ahora una buena amistad. En el curso de alguna conversación surgió esta técnica, de la que tomé buena nota y he aplicado en múltiples ocasiones desde entonces, con muy buenos resultados en algunas ocasiones y muy sorprendentes en otras.

En muchas ocasiones los problemas no son lo que parece que son. Nos quedamos en la superficie, adoptamos como válida la explicación más fácil, la primera que nos viene a la cabeza, y tomamos decisiones basadas en esa explicación, esa razón tan fácil y aparente.

Nos cuesta ahondar. Y nos cuesta por dos razones.

La primera, quizás la más importante, es porque somos vagos. Es un hecho, es una realidad. Una realidad que no es ni buena ni mala, está ahí, y que no es tanto producto de la voluntad o no, como podríamos pensar en un principio, sino una mera cuestión fisiológica.

Esta razón fisiológica nos la explica fantásticamente bien—desde un punto de vista estrictamente científico— Estanislao Bachrach en su libro “En Cambio“. El cerebro es vago, se autoprotege, y hace todo lo posible por ahorrar energía. Pensar supone un gasto energético, y eso no le gusta…

Así que no es que nosotros seamos vagos… ¡es que nuestro cerebro lo es!

La segunda razón es que habitualmente carecemos de las herramientas adecuadas de análisis. No es algo que nos hayan enseñado en el colegio o en la universidad. No es algo que venga ‘de serie’ cuando nacemos. Es algo que aprendemos si estamos abiertos a incorporar nuevas herramientas a nuestra vida.

Y es ahí donde aparece la técnica de “Los Cinco Por Qué” como una herramienta útil, de gran valor. Una técnica que conforme vas utilizando vas adquiriendo una mayor facilidad en su uso y mejores son los resultados, como casi todo en esta vida. Termina convirtiéndose en una habilidad más. Una habilidad muy valiosa.

En coaching, por lo que yo se, se llega incluso más lejos de las cinco preguntas; seis, siete, las que sean necesarias para llegar a la raíz más profunda, la que no vemos ni sentimos a nivel consciente. La que está implantada en lo más profundo de nuestro cerebro.

Ante un problema, una situación que no nos gusta, un sentimiento que nos incomoda, aplicar la técnica de “Los Cinco Por Qué” ampliada nos ayuda a localizar y determinar cuál es la carencia, cuál es la creencia limitante que está ahí escondida.

Y es entonces, y sólo entonces, cuando podemos actuar sobre la raíz. Y es entonces, y sólo entonces, actuando sobre la raíz, cuando estamos en el camino de solucionar ese problema o de modificar los pensamientos más profundos que nos causan ese malestar que nos incomoda.

El cómo hacerlo… otro día.

Lo que sí te anticipo, como decía antes, es que en ocasiones se llega a resultados sorprendentes, inesperados. Aparecen ideas, pensamientos que ni sabías que tenías por ahí dentro.

Te ayuda a conocerte mejor, y cuanto mejor te conozcas, más fácil resulta mejorar, cambiar, crecer como persona para tu propio beneficio y de los que te rodean. Pruébalo.

¿Qué te ha sugerido la técnica de “Los Cinco Por Qué? ¿La conocías? ¿La aplicas?

Comenta y comparte sin miedo… 😉

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